退職届の封筒の選び方・書き方・郵送のマナーを解説

退職届は、受け取った上司がほかの社員の目に触れないよう、その場で手元にしまうことになります。封筒を選ぶときは、会社指定の有無、色と郵便番号枠、用紙に合うサイズ、中身の透けにくさという4つの基準で探しましょう。
 

1-1. 会社指定の封筒や様式があるかを確認する

封筒を買う前に、会社が指定する封筒や所定の様式があるかを確認します。確認するときは、直属の上司に退職届の提出方法と封筒の指定があるかをたずねます。社内の申請システムで電子的に提出する運用であれば、封筒そのものが不要になる場合もあります。
 

1-2. 白無地で郵便番号枠のない縦型を選ぶ

特別な指定がない場合は、白無地の縦型で、郵便番号の枠が印刷されていない封筒を選びます。茶封筒は社内の資料や事務的な書類の送付に使われるため、正式な書類には白を選ぶのがおすすめです。

退職届は手渡しで提出する書類のため、郵便番号の枠があると郵送用の事務的な封筒として受け取られる場合があります。白無地の封筒は、コンビニや100円ショップ、文房具店で購入できます。
 

1-3. 用紙サイズに合う長形3号か長形4号を選ぶ

封筒のサイズは、三つ折りにした用紙が収まるものを選び、A4の用紙なら長形3号、B5の用紙なら長形4号を使います。用紙と封筒のサイズが合っていないと、封筒の中で書類が動き、折れやしわの原因になるためです。

長形3号は120mm×235mm、長形4号は90mm×205mmです。用紙はB5が182mm×257mm、A4が210mm×297mmで、三つ折りにすると長辺が3分の1になります。
 

1-4. 中身が透けない二重封筒か厚手のものを選ぶ

封筒は、中身が透けないよう、二重になっているものか厚手のものを選びます。退職届には所属部署と氏名を書くため、渡すまでの持ち運びや机の上で第三者の目に触れにくい厚さのものが必要です。

二重封筒は、取り扱う店舗が限られる場合もあります。その場合は厚手の白無地の封筒で代用し、購入するときに光にかざして中が透けないかを確かめておくと安心です。

退職届は一般的に縦書きで作成されるため、封筒もそれに合わせて縦書きにすることが多いです。

封筒に書く文字は、黒インクのボールペンか万年筆を使います。マーカーやサインペンでは文字が太くなり、書面の体裁が整いづらくなるので避けましょう。また、摩擦や熱で文字が消えるボールペンは、保管しているあいだに記載が消える場合があるため、正式な書類には使いません。

表面には、中央のやや上の位置に、書類本体の文字よりやや大きめではっきりと「退職届」と書きます。文字が曲がらないようにするには、鉛筆で薄く下書きをしてからペンで清書し、インクが乾いてから下書きを消す方法もあります。宛先の会社名や個人名は書きません。裏面には、左下の位置に所属部署と氏名を行を分けて書きます。

封筒から出してそのまま読める状態で渡すと、受け取った上司はその場で内容を確認し、手続きに進められます。折る向きと入れる向きに決まりがあるのは、開いたときに書き出しから読める形にするためです。手順は、三つ折りにする、向きをそろえて入れる、ふたを折るの3つです。以下で順に解説します。
 

3-1. 文字が内側になるように三つ折りにする

書き終えた用紙は、文字が書かれた面が内側にくるように三つ折りにします。折る手順は2段階です。まず用紙の下から3分の1を上に折り上げ、続いて上から3分の1を手前に折り下げます。開いたときに書き出しから読める形にするための順序です。

きれいに折るには、端と端をそろえてから折り目を付けます。折り目の付け方に不安がある場合は、同じサイズの紙で一度試してから折るのがおすすめです。
 

3-2. 用紙の右上が封筒の右上にくる向きで入れる

三つ折りにした用紙は、封筒から取り出して開いたときに、そのまま読めるように入れます。封筒は裏面（所属部署や氏名を書く側）を上にした状態で三つ折りにした用紙を差し込みます。

用紙は押し込まずに滑らせるように入れると、角が折れにくくなります。封筒の中で用紙が動く場合は、封筒のサイズが用紙に合っているかを確かめましょう。
 

3-3. 手渡しならのり付けをせずにふたを折る

直接手渡しで提出する場合、封筒はのり付けをせず、ふたを軽く折るだけにします。受け取った側がその場で中身を確認できるためです。のりやシールが付いている封筒であっても、封をせずに折るだけで足ります。提出する日まで持ち運ぶあいだは、封筒をクリアファイルに入れておくと、折れや汚れを防げます。

封をしたときは、封じ目に「〆」と書きます。第三者が開封していないことを示す印として使う記号です。

郵送で提出する場合は、送る前に直属の上司へ連絡し、提出方法を確認しておくと、退職手続きを円滑に進めやすくなります。提出方法は会社ごとに規定や運用が異なるので、まずはその確認をしましょう。また、郵送で提出する場合は、投函した後も郵送した旨を伝えると、受け取る側も確認しやすくなります。

退職届を入れた封筒はそのまま送らず、一回り大きい郵送用封筒に入れて送ります。郵送中の折れや汚れを防げるうえ、宛先を書くのは外側の封筒だけで済みます。サイズの目安は次の2通りです。

・長形4号の封筒：長形3号の郵送用封筒に入れる
・長形3号の封筒：190mm×240mmの角形5号の郵送用封筒に入れる

郵送用封筒の表面には会社の住所と上司の個人名を書き、左下に赤で「親展」と添えるのが基本です。裏面には自分の住所と氏名を書きます。

退職届を入れた封筒とあわせて、添え状を同封します。郵送用封筒には添え状を表側、退職届の封筒を裏側にして入れると、封筒が透けた場合にも外から書類名が見えにくくなります。

退職届の封筒は、白無地で郵便番号枠のない縦型を選び、A4の用紙なら長形3号、B5なら長形4号を使います。表面には「退職届」、裏面には所属部署と氏名を書き、三つ折りにした用紙は右上が封筒の右上にくる向きで入れます。手渡しならのり付けは不要です。まずは会社指定の様式や提出方法があるかを確認してください。